Vorteile die Pranke-Kunden nennen…
Warum sollte man die Elektronische Rechnung einführen? Mehr als 70% aller kleinen, mittleren und großen Unternehmen, die Rechnungen elektronisch bearbeiten, sehen die größten Vorteile in den Ersparnissen bei Porto und Materialkosten sowie in der deutlich schnelleren Bearbeitung und Bezahlung aller Rechnungen (Quelle: Whitepaper Elektronische Rechnungsbearbeitung, yambs.eu)
Das ist aber nicht nur schöne Theorie. Diverse Pranke-Kunden, die schon länger die Elektronische Rechnung nutzen, berichten von teils massiven Prozess-Verbesserungen, 100%iger Transpararenz und Geschwindigkeits-Gewinnen (siehe hierzu auch die Fallstudien):
Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten
Der langwierige papierbasierte Rechnungsprozess, vom Druck bis zum postalischen Versand, entfällt ganz. Personal, das bisher mit der Rechnungsstellung betraut war, kann andere, betriebswirtschaftlich wichtigere Tätigkeiten übernehmen. Das Unternehmen kann sich wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren und braucht keine Ressourcen für aufwändige Supportprozesse, wie die Rechnungslegung, aufzuwenden. Der Empfänger wiederum spart sich die manuelle Bearbeitung der erhaltenen Rechnung, da die Rechnungsdaten automatisch in das ERP/FIBU-System fließen können.
Schnellerer Bezahlprozess durch schnellere Durchlaufzeiten.
Die Zahlungsfristen bei Rechnungen beginnen üblicherweise mit Erhalt der Rechnung zu laufen. Eine elektronisch versendete Rechnung ist sofort beim Empfänger verfügbar. Frühere und (hoffentlich) fristgerechte Zahlungen sind die Folge.
Reduktion von Eingabefehlern
Durch die durchgehende Automatisierung des Rechnungsprozesses und den Wegfall von manuellen Interventionen reduzieren sich Eingabefehler auf ein Minimum.
Vereinfachung der Archivierung
Gemäß den gesetzlichen Vorschriften müssen Unternehmen Rechnungen für zukünftige Prüfungen durch die Finanzbehörden aufbewahren. In Deutschland sind es mindestens 10 Jahre, in der Praxis auch mal zwölf. Papierrechnungen eignen sich für langfristige Aufbewahrung generell nur schlecht. Ein Brand oder ein Wasserschaden im Archiv hat potentiell den Verlust der archivierten Rechnungen zur Folge. Und dann kann es für das Unternehmen sehr teuer werden – die Finanzbehörden beginnen typischerweise zu schätzen – zumeist nicht zum Vorteil des Unternehmens.
Bei einer elektronischen Rechnungsübermittlung liegen die Rechnungsdaten bereits in elektronischer Form vor und können so sehr einfach in ein elektronisches Archivierungssystem eingebunden und gesichert werden. Zudem gewinnt man regalmeterweise Platz: Das komplette Jahresarchiv passt künftig auf einen USB-Stick.
