Alles zum Thema e-Invoice bzw. elektronische Rechnungen der Pranke GmbH.

IT-Fachbegriffe
Cross Docking Verfahren, bei dem für einen Endbestimmungsort vorkommissionierte Ware in einem Verteillager nur noch auf Packstückebene umverteilt wird.
CRP-Programm Das Cyclic Replenishment Program ist ein Verfahren zur regelmäßigen Nachversorgung von Artikeln.
EAN Die Internationale (früher europäische) Artikelnummer ist ein international eindeutige Artikelidentifikation.
EANCOM Ein Subset von EDIFACT, getragen von EAN.UCC, speziell für Handel und Konsumgüterindustrie.
EAN International Die Dachorganisation für die Vergabe von Artikel- und Firmenidentifikationen betreut diverser Standards, u. a. EANCOM.
EAN.UCC Die Dachorganisation von EAN International und UCC.
EDI Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch) ist ein Oberbegriff für den strukturierten Datenaustausch zwischen Anwendungen.
EDIFACT Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport ist ein international normierter Basisstandard des EDI, getragen von UN und ISO.
GLN Die Global Location Number ist eine international eindeutige Identifikation eines Unternehmens und wird von der EAN.UCC vergeben.
GTIN Die Global Trade Item Number (internationale Artikelnummer) ist der Nachfolger von EAN und UPC.
Material-EDI Das Profil des DTB für den Datenaustausch zwischen Produzent und Zulieferer.
NCTS Das New Computerized Transit System ist ein EDV-gestütztes Versandverfahren in Europa in Verbindung mit dem Zoll.
PLV Die passive Lohnveredelung.
SSCC Der Serial Shipping Container Code ist eien Packstückkennung von EAN.
Subset Ein Teilbereich eines Standards, z.B. EANCOM von EDIFACT.
UPC Der Universal Product Code ist eine Entsprechung der EAN in den USA.
VAN Das Value added network ist ein Mehrwertdienst, also Netzwerke, mit zusätzlichen Leistungen zur reinen Verbindung.
WWS-Profil Anwendungsprofil von EANCOM für den Lifestyle-Handel
XML/EDI Electronic Data Interchange using eXtensible Markup Language beschreibt elektronischen Datenaustausch mittels XML oder Ansätze, wie ebXML, Bizztalk, jedoch noch kein Standard.

Informationen über die Bankverbindungen können in dem Segment FII angegeben werden.

Dieses befindet sich in der Segmentgruppe 2 und wird i.d.R. nach dem NAD Segment für den Rechnungssteller wie folgt angegeben:

Financial Institution Information (Bankverbindung)

Financial Institution Information (Bankverbindung)

Ruleset komplett

Den folgenden Code via Zwischenablage in gewünschten Segment Gruppe 2 einfügen und mit den entsprechenden eigenen Angaben anreichern:

EBISS_MAP_ITEMS<XmlSerializerRoot><TypeReferences><Type Name=“eBiss.ClassLib.Maps.Mapping“ Assembly=“eBiss.ClassLib, Version=3.2.186.21404, Culture=neutral, PublicKeyToken=null“ /><Type Name=“eBiss.ClassLib.Maps.MappingRule“ Assembly=“eBiss.ClassLib, Version=3.2.186.21404, Culture=neutral, PublicKeyToken=null“ /><Type Name=“eBiss.ClassLib.Maps.MappingRuleSet“ Assembly=“eBiss.ClassLib, Version=3.2.186.21404, Culture=neutral, PublicKeyToken=null“ /><Type Name=“eBiss.ClassLib.Maps.MapSelector“ Assembly=“eBiss.ClassLib, Version=3.2.186.21404, Culture=neutral, PublicKeyToken=null“ /><Type Name=“eBiss.ClassLib.Maps.RuleCollection“ Assembly=“eBiss.ClassLib, Version=3.2.186.21404, Culture=neutral, PublicKeyToken=null“ /><Type Name=“System.Collections.ArrayList“ Assembly=“mscorlib, Version=4.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089″ /><Type Name=“System.Collections.Generic.List`1[[System.Object, mscorlib, Version=4.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089]]“ Assembly=“mscorlib, Version=4.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089″ /><Type Name=“System.Version“ Assembly=“mscorlib, Version=4.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089″ /></TypeReferences><Classes><Class Type=“System.Collections.Generic.List`1[[System.Object, mscorlib, Version=4.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089]]“ RefId=“0-List`1″><Properties><Ref-Property Name=“Item-0″ Ref=“1-MappingRuleSet“ /></Properties></Class><Class Type=“eBiss.ClassLib.Maps.MappingRuleSet“ RefId=“1-MappingRuleSet“><Properties><Data-Property Name=“ValidateCreatedObjects“ Val=“false“ /><Data-Property Name=“ValueRequired“ Val=“false“ /><Data-Property Name=“IsDisabled“ Val=“false“ /><Data-Property Name=“RuleSetBehaviour“ Val=“0″ /><Data-Property Name=“MaxLoops“ Val=“10000″ /><Data-Property Name=“Description“ Val=“Financial Institution Information (Bankverbindung)“ /><Data-Property Name=“Name“ Val=“rs_FII“ /><Data-Property Name=“Selection“ Val=“.“ /><Data-Property Name=“Target“ Val=“FII“ /><Ref-Property Name=“Rules“ Ref=“1612-RuleCollection“ /></Properties></Class><Class Type=“eBiss.ClassLib.Maps.RuleCollection“ RefId=“467-RuleCollection“><Properties><Ref-Property Name=“Item-3″ Ref=“1-MappingRuleSet“ /></Properties></Class><Class Type=“eBiss.ClassLib.Maps.RuleCollection“ RefId=“1612-RuleCollection“><Properties><Ref-Property Name=“Item-0″ Ref=“1613-MappingRule“ /><Ref-Property Name=“Item-1″ Ref=“1616-MappingRuleSet“ /><Ref-Property Name=“Item-2″ Ref=“1630-MappingRuleSet“ /><Ref-Property Name=“Item-3″ Ref=“1656-MappingRule“ /></Properties></Class><Class Type=“eBiss.ClassLib.Maps.MappingRule“ RefId=“1613-MappingRule“><Properties><Data-Property Name=“Name“ Val=“r_DE_3035″ /><Data-Property Name=“Target“ Val=“@DE_3035″ /><Data-Property Name=“IsDisabled“ Val=“false“ /><Data-Property Name=“Selection“ Val=“‚BF'“ /><Data-Property Name=“SelectionMode“ Val=“1″ /><Data-Property Name=“ValueRequired“ Val=“false“ /><Data-Property Name=“Description“ Val=“BF = Beneficiary’s bank. 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Sie möchten mit einem Handelspartner Daten austauschen, der keine registrierte GLN (bzw. ILN) hat.

Die Partnererkennung erfolgt bei eingehenden EDIFACT-Nachrichten i.d.R. über die Addressierung im UNB-Segment. Wenn keine GLN verwendet werden kann, nutzen Sie bitte eine der folgenden Alternativen.

  1. TNR und Qualifier 53,
  2. Telefonnumer und Qualifier 12,
  3. eine von Ihnen definierte ID mit dem Qualifier ZZZ, oder
  4. BFA(Versicherungsnummer) und Qualifier PH(Wie in der Pharmazeutischen Industrie verwendet).

Die Liste ist nicht abschliessend und dient als Beispiel.
Alternative UNB Adresse

Das komprimierte PDF ist zwar immer noch ein gültiges PDF, aber kein PDF/A-3 mehr. Der Kompressionsvorgang komprimiert im wesentlichen die beiden eingebettetet Font-Files (Arial-Bold und Arial) und entfernt dabei auch gleich sämtliche XMP-Metadaten. Die eingebetteten XML-Dateien bleiben erhalten. Damit ist das Ganze weder PDF/A-3 noch ZUGFeRD konform. Ein ZUGFeRD-Extraktror würde deshalb auch dieses File ablehnen, weil keinerlei Identifikation auf ZUGFeRD enthalten ist.

Sie senden z.Bsp. eine Nachricht mit multiplen UNH Segementen, also mehrerer Rechnungen.
Diese werden auf dem PER System pro UNH, also pro Rechnung abgearbeitet. D.h. sie bekommen für jede einzelne Rechnung einen Nachricht mit PDFA-3 Attachment in dem dann genau diese Rechnung visualisiert ist. Eingefügt wird die EDIFACT Nachricht, welche nur das UNH Segment beinhaltet welches für diese Rechnung relevant ist, plus das dazugehörige ZUGFeRD.xml.

Den Prozess kann man vergleichen mit dem Rechnungsdrucker im Büro:

Jede Rechnung wird einzlen gedruckt und ggfs. gesammelt an einen Empfänger couvertiert.
Diese können Sie entweder nur für sich archivieren, oder auch über den entsprechenden Service als PDFA-3 dem Rechnungsempfänger zukommen lassen.

Automatischer Freitext auf Rechnungen deren postalische Rechnungsempfängeradresse nicht in Deutschland ist:

VAT reversed (reverse-charge-system)

Pranke Elektronische Rechnung

Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen: Der Karlsruher EDI-Dienstleister Pranke validiert EDIFACT-Rechnungen passend für die ZUGFeRD-Vorgaben und stellt die PDF-Dokumente zur Langzeitarchivierung ein.

Langzeitarchivierung elektronischer Rechnungen

Am effizientesten ist die elektronische Rechnung, wenn sie eine EDI-Struktur aufweist. Damit ist die unterbrechungsfreie und automatische Weiterverarbeitung zwischen Sender und Empfänger gewährleistet. Unternehmen, die Rechnungen im digitalen EDIFACT-Format (INVOIC) von Anwendung zu Anwendung versenden, nutzen den Service eGate „Pranke Elektronische Rechnung“. Das Dokument ist zeitgleich mit den Pflichtfeldern des ZUGFeRD-Formats evaluiert und steht im PDF/A3-Format sofort für die Langzeitarchivierung zur Verfügung.

Pranke Online-Archiv Elektronische Rechnung

Bei der elektronischen Rechnung ist Archivierung ein Muss. Die Pranke GmbH bietet hier ein Online-Archiv an. Alle Komplettdateien (ZUGFeRD-XML, Original-INVOIC und Indexdaten) werden regelmäßig aus dem „Pranke-Postfach“ abgeholt und in das Online-Archiv übertragen. Autorisierte Nutzer haben hier jederzeit Zugriff.

Pranke Elektronische Rechnung

Digitalisierung im Rechnungswesen Visualisierung (Beispiel)

Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen: Pranke Elektronische Rechnung Beispiel der Visualisiserung
Pranke Elektronische Rechnung

Ein „einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch“, das in einer PDF/A3-Datei eingebettet die menschenlesbare Rechnung und den dazugehörigen maschinen-lesbaren Datensatz vereint. Das jedoch setzt voraus, dass der Rechnungssender ZUGFeRD-PDFs erstellen kann bzw. der Empfänger diese verarbeiten kann. Es ist gedacht für alle Anwendungsbereiche oder Branchen, in denen EDI nicht etabliert ist, z.B. Verwaltung oder Kleinstbetriebe.

In der Konsumgüter-Branche ist der Standard für den Austausch von strukturierten = maschinen-lesbaren Daten ist seit langem schon EDIFACT, das quasi von jedem „EDI-fähigen“ Handelspartner gesendet bzw. empfangen und verarbeitet werden kann.

Pranke bietet die Technologie, um ZUGFeRD in EDIFACT zu konvertieren und/oder umgekehrt aus EDIFACT-Daten das ZUGFeRD-Format zu erstellen, um alle Handelspartner zu bedienen. So ergänzt ZUGFeRD den bewährten EDI-Austausch für die Elektronische Rechnung.

 

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Pranke Elektronische Rechnung

Auf der Basis von EDI

In einem Umfeld, in dem per EDI schon Stammdaten, Lieferscheine und Bestellungen ausgetauscht werden, liegt er nahe: der papierlose Versand bzw. Empfang von Rechnungen per EDI. Eine (zusätzliche) PDF-Version dieser Rechnung dient nicht Versand oder Austausch, sondern einzig dazu, die Rechnungsdaten für die Archivierung bzw. Prüfung menschenlesbar zu machen.

Aufbereitung & Validierung während des Versands

Über die eGate-Server läuft aller EDI-Datenverkehr der Pranke-Kunden: Hierüber gehen INVOIC-Nachrichten vom Sender zum Empfänger. Weiterhin werden diese INVOIC-Nachrichten nach Versand bzw. vor Empfang zunächst auf Vollständigkeit validiert und dann als „menschenlesbares“, langzeitarchivierbares PDF aufbereitet – inklusive der darin eingebetteten EDIFACT-Originaldatei.

Die Details zur Technik

  • Ein ZUGFeRD-PDF/A3-Container mit Comfort-Profil-Validierung...

    Der erzeugte „Archiv-Container“ ist standardmäßig eine PDF/A3-Datei. Diese enthält eingebettet das EDIFACT-INVOIC-Original und weiterhin die Index-Informationen nach dem ZUGFeRD-XML-Datenmodell. PDF/A3 ist der PDF-Standard für die Langzeit-Archivierung (ausführliche Beschreibung bei Wikipedia in neuem Fenster öffnen) und technisch so konzipiert, dass nicht nur Dateien, sondern auch z.B. Schriftarten eingebettet werden. Weiterhin ist ein solches PDF nach der Erstellung standardmäßig schreibgeschützt. All diese Maßnahmen gewährleisten, dass der PDF-Inhalt auch in zehn Jahren wie am ersten Tag aussieht und nicht verändert werden konnte. Die ZUGFeRD-Informationen stellen dabei Index und Nutzdaten zugleich für das archivierende Dokumenten-Management-System dar, welches somit jede Information aus der Rechnung verwenden kann. Damit das Archivsystem nur gültige Rechnungen erhält, wird jedes Dokument bei Pranke gegen die Regeln des ZUGFeRD-Comfort-Profil validiert. Bei unvollständigen Rechnungen wird der Service-Nutzer benachrichtigt, um je nach Fall die Rechnung neu anzufordern bzw. korrigiert zu versenden. Mit jedem gängigen, aktuellen Dokumenten-Management-System (offline oder in der Cloud) erfüllt der Service-Nutzer somit ohne weitere Konfiguration die steuerrechtliche Anforderung, sowohl das Rechnungsoriginal (INVOIC) sowie die dazugehörige menschenlesbare Version revisionssicher zu archivieren.

  • Pflichtangaben-Prüfung nach § 14 Abs. 4 UStG

    Jegliche gültige Rechnung – ob Papier oder elektronisch – muss Pflichtangaben enthalten. Vor der Aufbereitung der Archiv-PDF/A3-Daten werden diese Angaben geprüft. Sollten Angaben fehlen und die Rechnung damit nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, wird diese daher angehalten und der Service-Nutzer per Mail benachrichtigt

  • Fehlerfall und Benachrichtung

    Zusammengefasst: Schlägt die ZUGFeRD-Comfort-Validierung fehl oder fehlen UStG-Pflichtangaben in der INVOIC, wird daraus kein Archiv-Paket erstellt. Der Service-Nutzer erhält eine detaillierte Fehlermeldung mit Angaben zum Dokument und zum Fehler selbst, um daraufhin Kontakt mit dem Handelspartner aufzunehmen. Die INVOIC innerhalb des gewohnten EDI-Nachrichtenstroms an den Empfänger bleibt unbeeinflusst, da diese vor der obigen Validierung & Prüfung abgezweigt wird: Dies entspricht übrigens dem Vorgehen wie beim „Papieroriginal mit INVOIC“, wenn z.B. im Gegensatz zu den EDI-Daten der Brief nicht ankam, oder wenn eine neue Rechnung nach einer manuellen Prüfung nötig wäre.

  • Entworfen für beide Rechnungs-Beteiligten

    Eine Umstellung weg von Papier auf eine elektronische Rechnungsabwicklung ist nur sinnvoll und rechtlich einwandfrei, wenn beide Seiten das jetzt zum Original erhobene EDIFACT-Dokument archivieren. Hat ein Handelspartner des Service-Nutzers selbst noch nicht die Möglichkeit, das EDI-Rechnungsoriginal direkt zu archivieren (oder müsste hierfür erst interne Entwicklung betrieben werden), können die „Archiv-Container“ = PDF/A3-DAteien auch jener Gegenseite zugestellt werden. Archiviert die jeweilige Gegenseite bereits selbst und bestätigt das idealerweise schriftlich, muss dort nichts weiter unternommen werden. Der Gegenüber sendet/empfängt wie (bisher) gewohnt die INVOIC-Nachrichten.

  • Versand über den bekannten SMTP-Kanal

    Rechnungssender und -empfänger müssen keinen separaten Übertragungsweg wie z.B. FTP einrichten, um überhaupt INVOIC-Nachrichten verschicken zu können. Die Rechnung wird als EDIFACT-INVOIC wie gewohnt nur einmal über den etablierten EDI-Weg versandt, zusätzlich zu PRICAT, DESADV etc… Rechnungssteller, die den Service nutzen, müssen somit keine neuen Workflows oder Abzweige z.B. im ERP-System oder im Konverter einrichten.

  • Bereitstellung in zweitem eGate-Mailkonto für POP3-Abholung

    Zusätzlich zum für EDI-Nachrichten genutzten eGate-Account (z.B. 2800001946@egate.pranke.com) erhält jeder Service-Nutzer eine zweite Adresse in Form eines Unter-Accounts (z.B. 2800001946.111@egate.pranke.com). An jene Adresse werden die Archiv-Container = PDF/A3-Dateien gesendet. Egal ob auf Sender- und/oder Empfängerseite: Das Archivsystem ruft diese Adresse des Unter-Accounts regelmäßig über einen normalen POP3-Zugriff ab und erhält so unkompliziert die Daten. Es muss kein FTP-Empfang z.B. auf der Firewall konfiguriert werden. Die normalen EDI-Nachrichten inklusive der INVOIC werden weiterhin über die Haupt-Accounts des Senders an den Empfänger zugestellt, parallel zu PRICAT, DESADV usw.

  • Abrechnung gewohnt volumenbasiert

    Das Gesamtvolumen für die Abrechnung ergibt sich beim Service-Nutzer aus bestehendem Haupt-Account (EDI-Nachrichten) und Archiv-Unteraccount (Archiv-Pakete). Alle Details zu Preisen inklusive Rechenbeispielen finden Sie unter der Frage „Was kostet die Elektronische Rechnung?

Pranke Elektronische Rechnung

Fallstudien im Modehandel

Die vermeintlich Kleinsten zeigen eindrucksvoll, mit welchen durchaus unterschiedlichen Zielen die Elektronische Rechnung eingeführt wurde und wie es sich gelohnt hat:

Leo Vogt und Toechter

Geschickte Prozessverbesserung im Modehandel

, ,
Der Geschäftsführer Leo Vogt des gleichnamigen Damenmode-Filialisten berichtet über seinen pragmatischen Ansatz zur Nutzung der Elektronischen Rechnung, die den Papierprozess ergänzt.
Pranke Elektronische Rechnung

Einführung der Elektronischen Rechnung im Modehandel

, ,
Der Ertinger Herrenmode-Einzelhändler Markus Wahl berichtet, wie er in einem Pilotprojekt dank EDI auf die elektronische Rechnung umstellte und schon heute keine einzige Lieferantenrechnung mehr in Papierform archiviert und/oder bearbeitet. Sein Erfahrungsbericht zeigt auf, welche Schritte er ging, wo er neu dachte und welche Schwierigkeiten er wie lösen konnte.

Pranke Elektronische Rechnung