Das Buzzword „Elektronische Rechnung“ ist in aller Munde. Richtig eingesetzt, bringt sie nicht nur die vielzitierten Papier-Einsparungen. Der eigentliche Gewinn sind enorme und konkret messbare Verbesserungen für Sender und Empfänger durch schlankere und automatisierte Abläufe. Pranke Elektronische Rechnung (PER) ermöglicht mit sehr wenig organisatorischem und finanziellem Aufwand, den Rechnungsprozess ebenso elektronisch abzubilden wie schon EDI-Lieferscheine, -Bestellungen oder Stammdaten. Basis dafür sind gleich mehrere, schon längst vorhandene Technologien, mit denen ein Einstieg einfach und (rechts-)sicher wird.
Was heißt „elektronische Rechnung“?
Unter einer elektronischen Rechnung versteht der Eine etwas anderes als der Andere. Die Vorstellungen reichen von dem per Email versendetem PDF-Anhang bis zu strukturierten EDIFACT-INVOIC-Nachrichten. Was ist nun richtig?
Pranke maßt sich nicht an, eine allgemeingültige Antwort zu geben. Aber aus dem Verständnis heraus, dass der elektronische Rechnungsaustausch a) eine erhebliche Prozessoptimierung für beide Parteien mit sich bringt sowie die b) Sicherheit unter fiskalischem Aspekt, halten wir Folgendes für unabdingbar:
Versand UND Verarbeitung elektronisch
Eine elektronische Rechnung automatisiert nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung der Rechnung. Ein PDF kann letzteres nicht bzw. nur sehr eingeschränkt leisten. Das heißt, dass auch die Empfänger die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten können – und zwar auf der Basis von strukturierten, elektronischen Rechnungsdaten. Beim Versand einer elektronischen Rechnung wird die Rechnung auf Senderseite in einem maschinenverarbeitbaren Format erzeugt (z.B. EDIFACT oder XML) und anschließend direkt an das IT-System des Empfängers versendet – als klassisches EDI.
Dort wird die elektronische Rechnung ohne menschliches Zutun vom IT-System absorbiert und ist sofort für die weitere Bearbeitung (z.B. Rechnungsprüfung und -freigabe) verfügbar.
Letzteres ist mit einem herkömmlichen PDF nicht möglich bzw. nur dann, wenn weitere Software Textfelder und Werte erkennen kann. Einen Mittelweg soll ZUGFeRD gehen: Ein spezielles PDF, das dieselben Rechnungsdaten nochmals in strukturierter Form als XML-Datei eingebettet hat. Empfangs-Systeme könnten so ebenfalls ohne menschliches Zutun ein Dokument verarbeiten, abgleichen usw. Dieser Ansatz ist gedacht für ein Umfeld bzw. für Geschäftspartner, die nicht EDI-fähig sind.
Wann immer es geht, sollte man etablierte Standards nutzen. Mit diesen vermeidet man nicht nur doppelten Verwaltungsaufwand, sondern erfüllt gerade in Bezug auf elektronische Rechnungen bereits sehr wichtige steuerrechtliche Bedingungen.
Die Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsaustausch sollten somit sein:
Die Erfüllung dieser Voraussetzungen haben Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger unabhängig voneinander jeweils in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.
Die gute Nachricht: Mit der Lösung „Pranke elektronischen Rechnung“ sind die meisten Voraussetzungen schon erfüllt, insbesondere die Fragen zur Echtheit und Unversehrtheit. So sind EDI-Rechnungen per se vorsteuer-abzugsberechtigt und durch die Pranke-Lösung lesbar gemacht sind sie auch.
Unabhängig von den obigen Fragen folgt im nächsten Schritt das Thema der Aufbewahrung und Archivierung. Lesen Sie weiter bei „Was will das Finanzamt?„
