Das komprimierte PDF ist zwar immer noch ein gültiges PDF, aber kein PDF/A-3 mehr. Der Kompressionsvorgang komprimiert im wesentlichen die beiden eingebettetet Font-Files (Arial-Bold und Arial) und entfernt dabei auch gleich sämtliche XMP-Metadaten. Die eingebetteten XML-Dateien bleiben erhalten. Damit ist das Ganze weder PDF/A-3 noch ZUGFeRD konform. Ein ZUGFeRD-Extraktror würde deshalb auch dieses File ablehnen, weil keinerlei Identifikation auf ZUGFeRD enthalten ist.
Ein „einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch“, das in einer PDF/A3-Datei eingebettet die menschenlesbare Rechnung und den dazugehörigen maschinen-lesbaren Datensatz vereint. Das jedoch setzt voraus, dass der Rechnungssender ZUGFeRD-PDFs erstellen kann bzw. der Empfänger diese verarbeiten kann. Es ist gedacht für alle Anwendungsbereiche oder Branchen, in denen EDI nicht etabliert ist, z.B. Verwaltung oder Kleinstbetriebe.
In der Konsumgüter-Branche ist der Standard für den Austausch von strukturierten = maschinen-lesbaren Daten ist seit langem schon EDIFACT, das quasi von jedem „EDI-fähigen“ Handelspartner gesendet bzw. empfangen und verarbeitet werden kann.
Pranke bietet die Technologie, um ZUGFeRD in EDIFACT zu konvertieren und/oder umgekehrt aus EDIFACT-Daten das ZUGFeRD-Format zu erstellen, um alle Handelspartner zu bedienen. So ergänzt ZUGFeRD den bewährten EDI-Austausch für die Elektronische Rechnung.
In einem Umfeld, in dem per EDI schon Stammdaten, Lieferscheine und Bestellungen ausgetauscht werden, liegt er nahe: der papierlose Versand bzw. Empfang von Rechnungen per EDI. Eine (zusätzliche) PDF-Version dieser Rechnung dient nicht Versand oder Austausch, sondern einzig dazu, die Rechnungsdaten für die Archivierung bzw. Prüfung menschenlesbar zu machen.
Über die eGate-Server läuft aller EDI-Datenverkehr der Pranke-Kunden: Hierüber gehen INVOIC-Nachrichten vom Sender zum Empfänger. Weiterhin werden diese INVOIC-Nachrichten nach Versand bzw. vor Empfang zunächst auf Vollständigkeit validiert und dann als „menschenlesbares“, langzeitarchivierbares PDF aufbereitet – inklusive der darin eingebetteten EDIFACT-Originaldatei.
Die vermeintlich Kleinsten zeigen eindrucksvoll, mit welchen durchaus unterschiedlichen Zielen die Elektronische Rechnung eingeführt wurde und wie es sich gelohnt hat:
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pranke_admin2017-02-182019-05-13 08:44:00Geschickte Prozessverbesserung im Modehandel
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pranke_admin2017-02-182019-05-13 08:43:00Einführung der Elektronischen Rechnung im ModehandelDas komprimierte PDF ist zwar immer noch ein gültiges PDF, aber kein PDF/A-3 mehr. Der Kompressionsvorgang komprimiert im wesentlichen die beiden eingebettetet Font-Files (Arial-Bold und Arial) und entfernt dabei auch gleich sämtliche XMP-Metadaten. Die eingebetteten XML-Dateien bleiben erhalten. Damit ist das Ganze weder PDF/A-3 noch ZUGFeRD konform. Ein ZUGFeRD-Extraktror würde deshalb auch dieses File ablehnen, weil keinerlei Identifikation auf ZUGFeRD enthalten ist.
Ein „einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch“, das in einer PDF/A3-Datei eingebettet die menschenlesbare Rechnung und den dazugehörigen maschinen-lesbaren Datensatz vereint. Das jedoch setzt voraus, dass der Rechnungssender ZUGFeRD-PDFs erstellen kann bzw. der Empfänger diese verarbeiten kann. Es ist gedacht für alle Anwendungsbereiche oder Branchen, in denen EDI nicht etabliert ist, z.B. Verwaltung oder Kleinstbetriebe.
In der Konsumgüter-Branche ist der Standard für den Austausch von strukturierten = maschinen-lesbaren Daten ist seit langem schon EDIFACT, das quasi von jedem „EDI-fähigen“ Handelspartner gesendet bzw. empfangen und verarbeitet werden kann.
Pranke bietet die Technologie, um ZUGFeRD in EDIFACT zu konvertieren und/oder umgekehrt aus EDIFACT-Daten das ZUGFeRD-Format zu erstellen, um alle Handelspartner zu bedienen. So ergänzt ZUGFeRD den bewährten EDI-Austausch für die Elektronische Rechnung.
In einem Umfeld, in dem per EDI schon Stammdaten, Lieferscheine und Bestellungen ausgetauscht werden, liegt er nahe: der papierlose Versand bzw. Empfang von Rechnungen per EDI. Eine (zusätzliche) PDF-Version dieser Rechnung dient nicht Versand oder Austausch, sondern einzig dazu, die Rechnungsdaten für die Archivierung bzw. Prüfung menschenlesbar zu machen.
Über die eGate-Server läuft aller EDI-Datenverkehr der Pranke-Kunden: Hierüber gehen INVOIC-Nachrichten vom Sender zum Empfänger. Weiterhin werden diese INVOIC-Nachrichten nach Versand bzw. vor Empfang zunächst auf Vollständigkeit validiert und dann als „menschenlesbares“, langzeitarchivierbares PDF aufbereitet – inklusive der darin eingebetteten EDIFACT-Originaldatei.
Die vermeintlich Kleinsten zeigen eindrucksvoll, mit welchen durchaus unterschiedlichen Zielen die Elektronische Rechnung eingeführt wurde und wie es sich gelohnt hat:
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pranke_admin2017-02-182019-05-13 08:44:00Geschickte Prozessverbesserung im Modehandel
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pranke_admin2017-02-182019-05-13 08:43:00Einführung der Elektronischen Rechnung im Modehandeljetzt umsteigenWer vom postalischen Versand von Papierrechnungen auf den elektronischen Versand der Abbildungen von Papierrechnungen (= PDF) umsteigt, verlagert lediglich den manuellen Bearbeitungsaufwand, zumindest auf Empfängerseite. Das ist unattraktiv. Zudem muss die Echtheitsprüfung etabliert und dokumentiert werden.
Der Einsatz von EDI-Rechnungen hingegen hat zwei signifikante Vorzüge:
einfach lösenDie Pranke-Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch über EDI bietet noch mehr, um alle Bedingungen für die Anerkennung des Vorsteuerabzugs zu erfüllen (außer der inhaltlichen Prüfung, die der Empfänger jedes Mal selbst vornehmen muss, sofern nicht wie oben beschrieben automatisiert):
Steuerprüfung relaxedKommt einmal der Finanzprüfer, findet er umgehend das INVOIC-Original mitsamt einer menschenlesbaren Fassung. Damit auch Rechnungsaussteller und -empfänger möglichst wenig vermeidbare Arbeit bei der Prüfung haben, enthält der Pranke-Service noch folgende Elemente:
Da Sie eine bestehende Prozesslandschaft (EDI) nur um eine Funktion (Pranke Elektronische Rechnung) erweitern wollen, liegt die Hürde niedrig. Checken Sie Ihre Infrastruktur gegen die Anforderungen und schaffen Sie die organisatorische Voraussetzung. Unsere Checkliste berücksichtigt technische Kriterien, gesetzliche Anforderungen und gibt erste Praxistipps.
Aber: Lassen Sie sich lieber explizit bestätigen, dass auch Ihr Partner die Original-INVOIC-Nachrichten archiviert. Wird beim Sender nur ein PDF archiviert oder beruft man sich darauf, die Daten jederzeit nochmals aus dem ERP exportieren zu können, entspricht dies jeweils nicht dem gesetzlich geforderten Rechnungsoriginal. Ebenso ist ein Ausdruck eines PDFs oder des Bildschirminhalts der INVOIC kein Rechnungsoriginal. Ausschließlich jenes Original muss bei einer finanzamtlichen Prüfung zugänglich gemacht werden. Eine Mustervereinbarung gibt es z.B. auf der Webseite von GS1 Germany (externer Link).
Prinzipiell muss eine für den allein elektronischen Austausch vorgesehene Rechnung genau dieselben Bestandteile aufweisen wie jede andere Rechnung auch, also gemäß §14 UstG…
… sodass hier kein Handlungsbedarf bestehen sollte.
*Zulässig ist die Nutzung ausschließlich der 13-stelligen GLN, die nur an Unternehmen vergeben wird und ein solches weltweit zweifelsfrei identifiziert.
Praxistipp 1: Mittels der GLN ist die geforderte eindeutige Identifizierung des Namens und der Anschrift beider Seiten möglich, da zu jeder weltweit einmaligen GLN immer eine eindeutige Adresse nachgeschlagen werden kann. Die Eindeutigkeit der Herkunft ist dadurch gegeben.
Praxistipp 2: Achten Sie darauf, dem „Käufer“ (= Rechnungsempfänger) und der ggf. abweichenden Lieferadresse die jeweils richtigen GLNs zuzuordnen. Hieraus entstehen die meisten Nachfragen, wenn z.B. der Lieferant Filial-GLNs fälscherlichweise im Feld der Käufer/Empfänger-GLN nutzt, und so die Identifizierung des Käufers falsch wäre.
https://www.youtube.com/watch?v=y4WpxFta1Kg
DOWNLOAD des Schemas als PDF (230kb)
https://www.youtube.com/watch?v=3DJSgBtoSMk
Anforderungen an (elektronische) Rechnung und Archivierung:
Rund um die Elektronische Rechnung gibt es eine große Unsicherheit, was von Seiten der Behörden gefordert wird. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Fragestellungen:
Zu Frage A:
Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit dem die EU-Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt, um Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu machen. Für die Praxis heißt das vor allem: Bei Rechnungen innerhalb Deutschlands ist keine elektronische Signatur nötig. Zudem sind gerade beim Austausch über EDI die „Echtheit der Herkunft“ sowie die „Unversehrheit“ bereits gewährleistet, im Gegensatz zu anderen elektronischen Dateiformaten und Übertragungswegen (siehe Schreiben Seite 6/11).
Rechnungen, die Pranke-Kunden somit als EDI-INVOIC austauschen (sofern alle Pflichtangaben enthalten sind – es gelten die gleichen wie auf Papier), sind somit gerade aufgrund des EDI-Verfahrens direkt vorsteuerabzugsberechtigt.
Zu Frage B:
Ist die Rechnung bezahlt, muss sie archiviert werden, denn: Im Fall einer Umsatzsteuernachschau kann der Prüfer Einsicht in Rechnungen verlangen, deren Ausstellung bis zu zehn, elf oder gar zwölf Jahre zurück liegt. Es gilt in diesem Fall nicht nur, dem Prüfer angefragte Rechnungen ohne Weiteres vorlegen zu können, sondern auch nachzuweisen:
Die vorgelegte Rechnung möchte der Prüfer auch nach diesen vielen Jahren noch
…und sichergehen können, dass es sich
Jede Rechnung muss
Zu guter letzt muss eine elektronisch empfangene Rechnung
Warum sollte man die Elektronische Rechnung einführen? Mehr als 70% aller kleinen, mittleren und großen Unternehmen, die Rechnungen elektronisch bearbeiten, sehen die größten Vorteile in den Ersparnissen bei Porto und Materialkosten sowie in der deutlich schnelleren Bearbeitung und Bezahlung aller Rechnungen (Quelle: Whitepaper Elektronische Rechnungsbearbeitung, yambs.eu)
Das ist aber nicht nur schöne Theorie. Diverse Pranke-Kunden, die schon länger die Elektronische Rechnung nutzen, berichten von teils massiven Prozess-Verbesserungen, 100%iger Transpararenz und Geschwindigkeits-Gewinnen (siehe hierzu auch die Fallstudien):
Der langwierige papierbasierte Rechnungsprozess, vom Druck bis zum postalischen Versand, entfällt ganz. Personal, das bisher mit der Rechnungsstellung betraut war, kann andere, betriebswirtschaftlich wichtigere Tätigkeiten übernehmen. Das Unternehmen kann sich wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren und braucht keine Ressourcen für aufwändige Supportprozesse, wie die Rechnungslegung, aufzuwenden. Der Empfänger wiederum spart sich die manuelle Bearbeitung der erhaltenen Rechnung, da die Rechnungsdaten automatisch in das ERP/FIBU-System fließen können.
Die Zahlungsfristen bei Rechnungen beginnen üblicherweise mit Erhalt der Rechnung zu laufen. Eine elektronisch versendete Rechnung ist sofort beim Empfänger verfügbar. Frühere und (hoffentlich) fristgerechte Zahlungen sind die Folge.
Durch die durchgehende Automatisierung des Rechnungsprozesses und den Wegfall von manuellen Interventionen reduzieren sich Eingabefehler auf ein Minimum.
Gemäß den gesetzlichen Vorschriften müssen Unternehmen Rechnungen für zukünftige Prüfungen durch die Finanzbehörden aufbewahren. In Deutschland sind es mindestens 10 Jahre, in der Praxis auch mal zwölf. Papierrechnungen eignen sich für langfristige Aufbewahrung generell nur schlecht. Ein Brand oder ein Wasserschaden im Archiv hat potentiell den Verlust der archivierten Rechnungen zur Folge. Und dann kann es für das Unternehmen sehr teuer werden – die Finanzbehörden beginnen typischerweise zu schätzen – zumeist nicht zum Vorteil des Unternehmens.
Bei einer elektronischen Rechnungsübermittlung liegen die Rechnungsdaten bereits in elektronischer Form vor und können so sehr einfach in ein elektronisches Archivierungssystem eingebunden und gesichert werden. Zudem gewinnt man regalmeterweise Platz: Das komplette Jahresarchiv passt künftig auf einen USB-Stick.
