Was will das Finanzamt?
Anforderungen an (elektronische) Rechnung und Archivierung:
Rund um die Elektronische Rechnung gibt es eine große Unsicherheit, was von Seiten der Behörden gefordert wird. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Fragestellungen:
- Frage A: Welche Faktoren definieren eine (elektronische) Rechnung, die zwischen zwei Geschäftspartnern ausgetauscht wird?
- Frage B: Sofern jene Faktoren zutreffen und eine Rechnung einen Geschäftsvorgang abgeschlossen hat, wie muss man sie (elektronisch) aufbewahren, damit sie später geprüft werden kann?
Zu Frage A:
Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit dem die EU-Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt, um Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu machen. Für die Praxis heißt das vor allem: Bei Rechnungen innerhalb Deutschlands ist keine elektronische Signatur nötig. Zudem sind gerade beim Austausch über EDI die „Echtheit der Herkunft“ sowie die „Unversehrheit“ bereits gewährleistet, im Gegensatz zu anderen elektronischen Dateiformaten und Übertragungswegen (siehe Schreiben Seite 6/11).
Rechnungen, die Pranke-Kunden somit als EDI-INVOIC austauschen (sofern alle Pflichtangaben enthalten sind – es gelten die gleichen wie auf Papier), sind somit gerade aufgrund des EDI-Verfahrens direkt vorsteuerabzugsberechtigt.
Zu Frage B:
Ist die Rechnung bezahlt, muss sie archiviert werden, denn: Im Fall einer Umsatzsteuernachschau kann der Prüfer Einsicht in Rechnungen verlangen, deren Ausstellung bis zu zehn, elf oder gar zwölf Jahre zurück liegt. Es gilt in diesem Fall nicht nur, dem Prüfer angefragte Rechnungen ohne Weiteres vorlegen zu können, sondern auch nachzuweisen:
- dass diese nach einem dokumentierten Prozess archiviert wurden (§ 147 Abgabenordnung (AO) und GoBD)
Die vorgelegte Rechnung möchte der Prüfer auch nach diesen vielen Jahren noch
- lesen können…
…und sichergehen können, dass es sich
- um echte Rechnungen („Original“)
- mit seit Ausstellung unverändertem Inhalt handelt.
Jede Rechnung muss
Zu guter letzt muss eine elektronisch empfangene Rechnung
- elektronisch archviert werden: Ein Ausdruck auf Papier stellt nicht mehr das Original dar. Das gilt auch Rechnungen, die nur als PDF ausgetauscht werden.
- (Umgekehrt darf unter bestimmten Voraussetzungen eine Papierrechnung gescannt, digital archiviert und das Papier entsorgt werden)
ALLE diese Voraussetzungen sind mit dem Pranke-Zusatzdienst Elektronische Rechnungen erfüllt:
- Pranke-Kunden senden oder empfangen EDI-Rechnungen, die per se zum Vorsteuerabzug berechtigen…
- …und archivieren dieses Original in von Pranke daraus aufbereiteten, langzeitarchivierbaren PDF/A3-Dateien in ihrer DMS-/Archivsoftware, die vor ihrer Erstellung auf inhaltliche Vollständigkeit geprüft wurden.
- Die technische Konfiguration der Vorgänge innerhalb dieser Software von Abholen bis Ablage ist im Mindesten die Basis der geforderten Prozessdokumentation.
