Pranke Elektronische Rechnung

Was kostet die Elektronische Rechnung?

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Preismodell für elektronische Rechnung

Der Einstieg in bzw. Umstieg auf die Pranke Elektronische Rechnung ist eine überschaubare Investition, mit geringen laufenden Kosten. Auf der Habenseite stehen konkrete, messbare Einsparungen an Zeit bzw. ein organisatorischer, stets individueller Gewinn z.B. an Transparenz und Geschwindigkeit.

Das Preismodell entspricht einem transparenten, volumenbasierten Preismodell basierend auf unserem eGate-Dienst. Folglich unabhängig von der Anzahl der Rechnungen oder der Kommunikationspartner und mit Monatsgebühren verlässlich budgetierbar.

Die geringe monatliche Gebühr für das Zusatzpaket „Elektronische Rechnung“ beinhaltet:

  • die Aufbereitung des INVOIC-Originals als PDF,
  • eine inhaltliche Überprüfung der UStG-Pflichtfelder sowie
  • eine komplette Validierung auf das ZUGFeRD-Comfort-Profil.

Das monatliche eGate-Gesamt-Transfervolumen errechnet sich somit künftig als Summe aus „normalem“ (=bisherigem) EDI-Traffic und dem hinzugekommen Traffic aus Archivnachrichten. (Siehe auch „Wie funktioniert es technisch?“)

Preisübersicht für das eGate-Zusatzpaket „Elektronische Rechnung“

  • 15,-€/Monat

    Quartalsweise Abrechnung für PDF-Aufbereitung und Validierung.

  • 100,- € einmalig

    eGate-Archivbox Einrichtungsgebühr (zusätzliches eGate-Postfach).

  • 300,- € einmalig

    Archivsystem Anbindung Einrichtungsgebühr. Erweist sich die Anbindung eines Archivsystems als komplexer als im üblichen Fall (für den 3 Stunden kalkuliert sind), kann eine zusätzliche Vergütung nach Aufwand fällig werden.

Basis-Voraussetzung für die Nutzung der Zusatzleistung „Elektronische Rechnung“ ist ein gültiger eGate-Vertrag mit einem monatlichen Datenübertragungsvolumen von mindestens 100MB. (Evtl. ist ein Upgrade auf diesen Tarif nötig.)

Preisblatt eGate-Zusatz „Pranke Elektronische Rechnung“

Rechenbeispiel

Ein eGate-Account mit 100MB Übertragungsvolumen wird zu 60% von „normalem“ EDI-Traffic genutzt (PRICAT, DESADV, SLSRPT etc.). Somit stehen noch 40MB für PDF-Rechnungs-Volumen an das Archivsystem zur Verfügung. Eine solche ZUGFeRD-PDF-Rechnung ist durchschnittlich 180-200kb groß: In 1MB Volumen passen mindestens fünf Rechnungen.
In diesem Beispiel kann also das bestehende eGate-Volumen für mind. 200 Rechnungen pro Monat genutzt werden, es fällt lediglich die Gebühr von 15€ für die Zusatzleistung an. Mit einem Upgrade auf den 250MB-Tarif (40€/Monat mehr) stünden 150MB zustätzlich zur Verfügung: Bei ungefähr gleichbleibendem EDI-Traffic entspricht das ca. 750-800 PDF-Rechnungen monatlich, bzw. ca. 7 Cent pro Rechnung.

Einmalige und monatliche Kosten von … bis

Fall A: Im günstigsten (und sehr häufigen!) Fall ist bereits eine Archivsoftware vorhanden, und es werden schon über eGate EDI-INVOIC-Nachrichten ausgetauscht bzw. für letzteres ist zumindest alles vorbereitet. Dann benötigen Sie nur das eGate-Zusatzpaket „Elektronische Rechnung“:

FALL B: Mitunter werden zwar grundsätzlich EDI-Nachrichten ausgetauscht, aber noch keine EDI-Rechnungen (INVOIC). Dann können erforderlich werden:

  • die Einrichtung der Datenschnittstelle für Export von Rechnungsdaten aus dem ERP bzw. Import in die Warenwirtschaft durch den jeweiligen Anbieter
  • die Einrichtung von Mappings durch Pranke oder durch Sie selbst im eBiss-Konverter.

FALL C: Im aufwändigsten Fall braucht man noch eine Möglichkeit zur Archivierung. Pranke hat Erfahrungen mit diesen zwei Alternativen:

  • Kauf einer Standard-Archivsoftware, die ZUGFeRD-PDF/A3-Rechnungen importieren kann (bzw. lediglich des Archivmoduls bei größeren DMS/Archivsystemen)
  • Miete einer Archiv-Cloud-Lösung, um schnell und günstig anzufangen und evtl. später auf eine eigene Standardsoftware umzusteigen.

Archivsoftware: Kaufen oder mieten

Eine Archiv- bzw. DMS-Software kann im Unternehmen für unterschiedlichste Zwecke genutzt werden: Archivieren von E-Mails, Bestellungen, jeglichen anderen Dokumenten oder eben Rechnungen. Nach diesem Funktionsumfang richten sich die Preise.

Idealerweise ist es bei einer Erstinvestition möglich, modular z.B. mit einer Rechnungsarchiv-Komponente einzusteigen und später andere Bereiche oder weitere User hinzuzunehmen. So wird der Einstieg günstig.

Eine Alternative stellen Online-Archive als Cloud-Lösung dar. Diese sind für einen Einstieg sogar ohne eigene Hardware gedacht und liegen meist bei zweistelligen monatlichen Beträgen. Bei einem späteren Umstieg auf eigene Software lassen sich Daten exportieren und umziehen.

Als weitere Möglichkeit können Nutzer von Datev-Online dort die PDF-Rechnungen importieren, archivieren und auch je nach internem Rechnungsprozess gleich für die Zahlungsanweisung nutzen.

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PER inbound INVOIC

Wie funktioniert die Elektronische Rechnung für Rechnungsempfänger?

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So spielen etablierte Systeme, Technologien und Formate zusammen…

Schematischer Ablauf der Elektronischen Rechnung für Rechnungsempfänger

https://www.youtube.com/watch?v=y4WpxFta1Kg
DOWNLOAD des Schemas als PDF (230kb)

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PER outbound INVOIC

Wie funktioniert die Elektronische Rechnung für Rechnungssteller?

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So spielen etablierte Systeme, Technologien und Formate zusammen…

Schematischer Ablauf der Elektronischen Rechnung für Rechnungssteller

https://www.youtube.com/watch?v=3DJSgBtoSMk

DOWNLOAD des Schemas als PDF (230kb)

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Pranke Elektronische Rechnung

Was will das Finanzamt?

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Was will das Finanzamt?

Anforderungen an (elektronische) Rechnung und Archivierung:

Rund um die Elektronische Rechnung gibt es eine große Unsicherheit, was von Seiten der Behörden gefordert wird. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Fragestellungen:

  • Frage A: Welche Faktoren definieren eine (elektronische) Rechnung, die zwischen zwei Geschäftspartnern ausgetauscht wird?
  • Frage B: Sofern jene Faktoren zutreffen und eine Rechnung einen Geschäftsvorgang abgeschlossen hat, wie muss man sie (elektronisch) aufbewahren, damit sie später geprüft werden kann?

Zu Frage A:
Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz 2011, mit dem die EU-Richtlinie 2010/45/EU umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt, um Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu machen. Für die Praxis heißt das vor allem: Bei Rechnungen innerhalb Deutschlands ist keine elektronische Signatur nötig. Zudem sind gerade beim Austausch über EDI die „Echtheit der Herkunft“ sowie die „Unversehrheit“ bereits gewährleistet, im Gegensatz zu anderen elektronischen Dateiformaten und Übertragungswegen (siehe Schreiben Seite 6/11).

Rechnungen, die Pranke-Kunden somit als EDI-INVOIC austauschen (sofern alle Pflichtangaben enthalten sind – es gelten die gleichen wie auf Papier), sind somit gerade aufgrund des EDI-Verfahrens direkt vorsteuerabzugsberechtigt.

Zu Frage B:
Ist die Rechnung bezahlt, muss sie archiviert werden, denn: Im Fall einer Umsatzsteuernachschau kann der Prüfer Einsicht in Rechnungen verlangen, deren Ausstellung bis zu zehn, elf oder gar zwölf Jahre zurück liegt. Es gilt in diesem Fall nicht nur, dem Prüfer angefragte Rechnungen ohne Weiteres vorlegen zu können, sondern auch nachzuweisen:

  • dass diese nach einem dokumentierten Prozess archiviert wurden (§ 147 Abgabenordnung (AO) und GoBD)

Die vorgelegte Rechnung möchte der Prüfer auch nach diesen vielen Jahren noch

  • lesen können…

…und sichergehen können, dass es sich

  • um echte Rechnungen („Original“)
  • mit seit Ausstellung unverändertem Inhalt handelt.

Jede Rechnung muss

Zu guter letzt muss eine elektronisch empfangene Rechnung

  • elektronisch archviert werden: Ein Ausdruck auf Papier stellt nicht mehr das Original dar. Das gilt auch Rechnungen, die nur als PDF ausgetauscht werden.
  • (Umgekehrt darf unter bestimmten Voraussetzungen eine Papierrechnung gescannt, digital archiviert und das Papier entsorgt werden)

ALLE diese Voraussetzungen sind mit dem Pranke-Zusatzdienst Elektronische Rechnungen erfüllt:

  • Pranke-Kunden senden oder empfangen EDI-Rechnungen, die per se zum Vorsteuerabzug berechtigen…
  • …und archivieren dieses Original in von Pranke daraus aufbereiteten, langzeitarchivierbaren PDF/A3-Dateien in ihrer DMS-/Archivsoftware, die vor ihrer Erstellung auf inhaltliche Vollständigkeit geprüft wurden.
  • Die technische Konfiguration der Vorgänge innerhalb dieser Software von Abholen bis Ablage ist im Mindesten die Basis der geforderten Prozessdokumentation.
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Pranke Elektronische Rechnung

Warum lohnt sich die Elektronische Rechnung?

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Vorteile die Pranke-Kunden nennen…

Warum sollte man die Elektronische Rechnung einführen? Mehr als 70% aller kleinen, mittleren und großen Unternehmen, die Rechnungen elektronisch bearbeiten, sehen die größten Vorteile in den Ersparnissen bei Porto und Materialkosten sowie in der deutlich schnelleren Bearbeitung und Bezahlung aller Rechnungen (Quelle: Whitepaper Elektronische Rechnungsbearbeitung, yambs.eu)

Das ist aber nicht nur schöne Theorie. Diverse Pranke-Kunden, die schon länger die Elektronische Rechnung nutzen, berichten von teils massiven Prozess-Verbesserungen, 100%iger Transpararenz und Geschwindigkeits-Gewinnen (siehe hierzu auch die Fallstudien):

Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten

Der langwierige papierbasierte Rechnungsprozess, vom Druck bis zum postalischen Versand, entfällt ganz. Personal, das bisher mit der Rechnungsstellung betraut war, kann andere, betriebswirtschaftlich wichtigere Tätigkeiten übernehmen. Das Unternehmen kann sich wieder auf sein Kerngeschäft konzentrieren und braucht keine Ressourcen für aufwändige Supportprozesse, wie die Rechnungslegung, aufzuwenden. Der Empfänger wiederum spart sich die manuelle Bearbeitung der erhaltenen Rechnung, da die Rechnungsdaten automatisch in das ERP/FIBU-System fließen können.

Schnellerer Bezahlprozess durch schnellere Durchlaufzeiten.

Die Zahlungsfristen bei Rechnungen beginnen üblicherweise mit Erhalt der Rechnung zu laufen. Eine elektronisch versendete Rechnung ist sofort beim Empfänger verfügbar. Frühere und (hoffentlich) fristgerechte Zahlungen sind die Folge.

Reduktion von Eingabefehlern

Durch die durchgehende Automatisierung des Rechnungsprozesses und den Wegfall von manuellen Interventionen reduzieren sich Eingabefehler auf ein Minimum.

Vereinfachung der Archivierung

Gemäß den gesetzlichen Vorschriften müssen Unternehmen Rechnungen für zukünftige Prüfungen durch die Finanzbehörden aufbewahren. In Deutschland sind es mindestens 10 Jahre, in der Praxis auch mal zwölf. Papierrechnungen eignen sich für langfristige Aufbewahrung generell nur schlecht. Ein Brand oder ein Wasserschaden im Archiv hat potentiell den Verlust der archivierten Rechnungen zur Folge. Und dann kann es für das Unternehmen sehr teuer werden – die Finanzbehörden beginnen typischerweise zu schätzen – zumeist nicht zum Vorteil des Unternehmens.

Bei einer elektronischen Rechnungsübermittlung liegen die Rechnungsdaten bereits in elektronischer Form vor und können so sehr einfach in ein elektronisches Archivierungssystem eingebunden und gesichert werden. Zudem gewinnt man regalmeterweise Platz: Das komplette Jahresarchiv passt künftig auf einen USB-Stick.

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Pranke Elektronische Rechnung

Was ist eine Elektronische Rechnung?

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Pranke Elektronische Rechnung

 

Das Buzzword „Elektronische Rechnung“ ist in aller Munde. Richtig eingesetzt, bringt sie nicht nur die vielzitierten Papier-Einsparungen. Der eigentliche Gewinn sind enorme und konkret messbare Verbesserungen für Sender und Empfänger durch schlankere und automatisierte Abläufe. Pranke Elektronische Rechnung (PER) ermöglicht mit sehr wenig organisatorischem und finanziellem Aufwand, den Rechnungsprozess ebenso elektronisch abzubilden wie schon EDI-Lieferscheine, -Bestellungen oder Stammdaten. Basis dafür sind gleich mehrere, schon längst vorhandene Technologien, mit denen ein Einstieg einfach und (rechts-)sicher wird.

Pranke Elektronische Rechnung (PER)


Was heißt „elektronische Rechnung“?

Unter einer elektronischen Rechnung versteht der Eine etwas anderes als der Andere. Die Vorstellungen reichen von dem per Email versendetem PDF-Anhang bis zu strukturierten EDIFACT-INVOIC-Nachrichten. Was ist nun richtig?

Pranke maßt sich nicht an, eine allgemeingültige Antwort zu geben. Aber aus dem Verständnis heraus, dass der elektronische Rechnungsaustausch a) eine erhebliche Prozessoptimierung für beide Parteien mit sich bringt sowie die b) Sicherheit unter fiskalischem Aspekt, halten wir Folgendes für unabdingbar:

Versand UND Verarbeitung elektronisch

Eine elektronische Rechnung automatisiert nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung der Rechnung. Ein PDF kann letzteres nicht bzw. nur sehr eingeschränkt leisten. Das heißt, dass auch die Empfänger die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten können – und zwar auf der Basis von strukturierten, elektronischen Rechnungsdaten. Beim Versand einer elektronischen Rechnung wird die Rechnung auf Senderseite in einem maschinenverarbeitbaren Format erzeugt (z.B. EDIFACT oder XML) und anschließend direkt an das IT-System des Empfängers versendet – als klassisches EDI.
Dort wird die elektronische Rechnung ohne menschliches Zutun vom IT-System absorbiert und ist sofort für die weitere Bearbeitung (z.B. Rechnungsprüfung und -freigabe) verfügbar.

Letzteres ist mit einem herkömmlichen PDF nicht möglich bzw. nur dann, wenn weitere Software Textfelder und Werte erkennen kann. Einen Mittelweg soll ZUGFeRD gehen: Ein spezielles PDF, das dieselben Rechnungsdaten nochmals in strukturierter Form als XML-Datei eingebettet hat. Empfangs-Systeme könnten so ebenfalls ohne menschliches Zutun ein Dokument verarbeiten, abgleichen usw. Dieser Ansatz ist gedacht für ein Umfeld bzw. für Geschäftspartner, die nicht EDI-fähig sind.

 

Wann immer es geht, sollte man etablierte Standards nutzen. Mit diesen vermeidet man nicht nur doppelten Verwaltungsaufwand, sondern erfüllt gerade in Bezug auf elektronische Rechnungen bereits sehr wichtige steuerrechtliche Bedingungen.

Die Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsaustausch sollten somit sein:

  • Zustimmung der Vertragsparteien

    Der Rechnungsempfänger muss dem elektronischen Rechnungsaustausch zustimmen.

  • Rechnungsoriginal

    Das Rechnungsoriginal hat ein elektronisches Format.

  • Lesbarkeit

    Menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein.

  • Unversehrtheit

    Es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein, ebenso über Signatur, EDI oder anderes internes Kontrollverfahren

  • Berechtigung für Umsatzsteuerabzug

    Alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein


Die Erfüllung dieser Voraussetzungen haben Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger unabhängig voneinander jeweils in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.
Die gute Nachricht: Mit der Lösung „Pranke elektronischen Rechnung“ sind die meisten Voraussetzungen schon erfüllt, insbesondere die Fragen zur Echtheit und Unversehrtheit. So sind EDI-Rechnungen per se vorsteuer-abzugsberechtigt und durch die Pranke-Lösung lesbar gemacht sind sie auch.

Unabhängig von den obigen Fragen folgt im nächsten Schritt das Thema der Aufbewahrung und Archivierung. Lesen Sie weiter bei „Was will das Finanzamt?„

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