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Pranke Elektronische Rechnung – Einfach, Sicher, Zukunftssicher!

Die elektronische Rechnung ist mehr als nur ein Trend – sie wird ab 2025 für viele Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Wir unterstützen Sie mit der Pranke® Elektronischen Rechnung (PER) bei der Umstellung.

Warum PRANKE® Elektronische Rechnung?

Die PRANKE® Elektronische Rechnung integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden EDI-Prozesse. Sie sparen nicht nur Papier, sondern optimieren Ihren gesamten Rechnungsworkflow. PER sorgt für eine automatische, transparente und revisionssichere Verarbeitung Ihrer Rechnungen – ohne großen Aufwand und zu minimalen Kosten, volumenbasiert.

PER im Vergleich zur neuen E-Rechnung-Pflicht

Ab 2025 besteht die Pflicht zwischen inländischen Unternehmen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (E-Rechnungen) zu empfangen und zu senden. Uneingeschränkt gilt dies für den Empfang von elektronischen Rechnungen. Für das Senden gibt es Übergangsvorschriften.

Mit PER sind Sie bestens vorbereitet: Wir bieten Ihnen bereits heute eine rechtskonforme Lösung, die mit Formaten wie PDF/A-3 und ZUGFeRD die aktuellen Standards erfüllen.
Die zukünftige E-Rechnung wird als XML-Format bereits jetzt von PER bedient. PDF entfällt bald definitiv.

Ihre Vorteile auf einen Blick:
  • Aus der Anwendung in die Anwendung
    • Automatisierte Abläufe: Schluss mit dem manuellen Abgleich – alle Rechnungsprozesse laufen digital und ohne Medienbrüche ab.
  • Zeitersparnis: Schnellere Bearbeitung, mehr Effizienz.
  • Revisionssicherheit: Ihre Daten sind gesetzeskonform archiviert und vor Zugriffen geschützt.
  • Transparenz: Sofortige Sichtbarkeit von Abweichungen und offene Rechnungen im Blick.
  • Platzsparend: Rechnungen der nächsten 10 Jahre auf einem USB-Stick statt in Aktenordnern.
  • Zukunftssicher: Bereits heute kompatibel mit den kommenden gesetzlichen Anforderungen.

Der Einstieg in die elektronische Rechnung mit Pranke bringt Vorteile. Zum Beispiel unsere Expertise. oder unser kostensparendes, volumenbasiertes Abrechnungsmodell.
Lassen Sie uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen! Wir unterstützen Sie aktiv bei der Implementierung und bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen – einfach, logisch und auf Ihre Vorstellungen abgestimmt.

Ihr Pranke-Team

Kontaktieren Sie uns noch heute für mehr Informationen oder ein unverbindliches Angebot!
Mit Pranke an Ihrer Seite gelingt der Umstieg. Seien Sie bereit für 2025 und optimieren Sie schon jetzt Ihren Rechnungsprozess!

PS: Zur Zeit prüfen wir verschiedene Anbieter für Archivsysteme. Damit wir Ihnen bald ein Komplettpaket präsentieren können. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

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FAQs

Question

Nachrichten mit mehreren Rechnungen

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Sie senden z.Bsp. eine Nachricht mit multiplen UNH Segementen, also mehrerer Rechnungen.
Diese werden auf dem PER System pro UNH, also pro Rechnung abgearbeitet. D.h. sie bekommen für jede einzelne Rechnung einen Nachricht mit PDFA-3 Attachment in dem dann genau diese Rechnung visualisiert ist. Eingefügt wird die EDIFACT Nachricht, welche nur das UNH Segment beinhaltet welches für diese Rechnung relevant ist, plus das dazugehörige ZUGFeRD.xml.

Den Prozess kann man vergleichen mit dem Rechnungsdrucker im Büro:

Jede Rechnung wird einzlen gedruckt und ggfs. gesammelt an einen Empfänger couvertiert.
Diese können Sie entweder nur für sich archivieren, oder auch über den entsprechenden Service als PDFA-3 dem Rechnungsempfänger zukommen lassen.

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Question

Rechnungen an Empfänger im Ausland

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Automatischer Freitext auf Rechnungen deren postalische Rechnungsempfängeradresse nicht in Deutschland ist:

VAT reversed (reverse-charge-system)

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Pranke Elektronische Rechnung

Was kostet die Elektronische Rechnung?

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Preismodell für elektronische Rechnung

Der Einstieg in bzw. Umstieg auf die Pranke Elektronische Rechnung ist eine überschaubare Investition, mit geringen laufenden Kosten. Auf der Habenseite stehen konkrete, messbare Einsparungen an Zeit bzw. ein organisatorischer, stets individueller Gewinn z.B. an Transparenz und Geschwindigkeit.

Das Preismodell entspricht einem transparenten, volumenbasierten Preismodell basierend auf unserem eGate-Dienst. Folglich unabhängig von der Anzahl der Rechnungen oder der Kommunikationspartner und mit Monatsgebühren verlässlich budgetierbar.

Die geringe monatliche Gebühr für das Zusatzpaket „Elektronische Rechnung“ beinhaltet:

  • die Aufbereitung des INVOIC-Originals als PDF,
  • eine inhaltliche Überprüfung der UStG-Pflichtfelder sowie
  • eine komplette Validierung auf das ZUGFeRD-Comfort-Profil.

Das monatliche eGate-Gesamt-Transfervolumen errechnet sich somit künftig als Summe aus „normalem“ (=bisherigem) EDI-Traffic und dem hinzugekommen Traffic aus Archivnachrichten. (Siehe auch „Wie funktioniert es technisch?“)

Preisübersicht für das eGate-Zusatzpaket „Elektronische Rechnung“

  • 15,-€/Monat

    Quartalsweise Abrechnung für PDF-Aufbereitung und Validierung.

  • 100,- € einmalig

    eGate-Archivbox Einrichtungsgebühr (zusätzliches eGate-Postfach).

  • 300,- € einmalig

    Archivsystem Anbindung Einrichtungsgebühr. Erweist sich die Anbindung eines Archivsystems als komplexer als im üblichen Fall (für den 3 Stunden kalkuliert sind), kann eine zusätzliche Vergütung nach Aufwand fällig werden.

Basis-Voraussetzung für die Nutzung der Zusatzleistung „Elektronische Rechnung“ ist ein gültiger eGate-Vertrag mit einem monatlichen Datenübertragungsvolumen von mindestens 100MB. (Evtl. ist ein Upgrade auf diesen Tarif nötig.)

Preisblatt eGate-Zusatz „Pranke Elektronische Rechnung“

Rechenbeispiel

Ein eGate-Account mit 100MB Übertragungsvolumen wird zu 60% von „normalem“ EDI-Traffic genutzt (PRICAT, DESADV, SLSRPT etc.). Somit stehen noch 40MB für PDF-Rechnungs-Volumen an das Archivsystem zur Verfügung. Eine solche ZUGFeRD-PDF-Rechnung ist durchschnittlich 180-200kb groß: In 1MB Volumen passen mindestens fünf Rechnungen.
In diesem Beispiel kann also das bestehende eGate-Volumen für mind. 200 Rechnungen pro Monat genutzt werden, es fällt lediglich die Gebühr von 15€ für die Zusatzleistung an. Mit einem Upgrade auf den 250MB-Tarif (40€/Monat mehr) stünden 150MB zustätzlich zur Verfügung: Bei ungefähr gleichbleibendem EDI-Traffic entspricht das ca. 750-800 PDF-Rechnungen monatlich, bzw. ca. 7 Cent pro Rechnung.

Einmalige und monatliche Kosten von … bis

Fall A: Im günstigsten (und sehr häufigen!) Fall ist bereits eine Archivsoftware vorhanden, und es werden schon über eGate EDI-INVOIC-Nachrichten ausgetauscht bzw. für letzteres ist zumindest alles vorbereitet. Dann benötigen Sie nur das eGate-Zusatzpaket „Elektronische Rechnung“:

FALL B: Mitunter werden zwar grundsätzlich EDI-Nachrichten ausgetauscht, aber noch keine EDI-Rechnungen (INVOIC). Dann können erforderlich werden:

  • die Einrichtung der Datenschnittstelle für Export von Rechnungsdaten aus dem ERP bzw. Import in die Warenwirtschaft durch den jeweiligen Anbieter
  • die Einrichtung von Mappings durch Pranke oder durch Sie selbst im eBiss-Konverter.

FALL C: Im aufwändigsten Fall braucht man noch eine Möglichkeit zur Archivierung. Pranke hat Erfahrungen mit diesen zwei Alternativen:

  • Kauf einer Standard-Archivsoftware, die ZUGFeRD-PDF/A3-Rechnungen importieren kann (bzw. lediglich des Archivmoduls bei größeren DMS/Archivsystemen)
  • Miete einer Archiv-Cloud-Lösung, um schnell und günstig anzufangen und evtl. später auf eine eigene Standardsoftware umzusteigen.

Archivsoftware: Kaufen oder mieten

Eine Archiv- bzw. DMS-Software kann im Unternehmen für unterschiedlichste Zwecke genutzt werden: Archivieren von E-Mails, Bestellungen, jeglichen anderen Dokumenten oder eben Rechnungen. Nach diesem Funktionsumfang richten sich die Preise.

Idealerweise ist es bei einer Erstinvestition möglich, modular z.B. mit einer Rechnungsarchiv-Komponente einzusteigen und später andere Bereiche oder weitere User hinzuzunehmen. So wird der Einstieg günstig.

Eine Alternative stellen Online-Archive als Cloud-Lösung dar. Diese sind für einen Einstieg sogar ohne eigene Hardware gedacht und liegen meist bei zweistelligen monatlichen Beträgen. Bei einem späteren Umstieg auf eigene Software lassen sich Daten exportieren und umziehen.

Als weitere Möglichkeit können Nutzer von Datev-Online dort die PDF-Rechnungen importieren, archivieren und auch je nach internem Rechnungsprozess gleich für die Zahlungsanweisung nutzen.

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Pranke Elektronische Rechnung

Was ist eine Elektronische Rechnung?

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Pranke Elektronische Rechnung

 

Das Buzzword „Elektronische Rechnung“ ist in aller Munde. Richtig eingesetzt, bringt sie nicht nur die vielzitierten Papier-Einsparungen. Der eigentliche Gewinn sind enorme und konkret messbare Verbesserungen für Sender und Empfänger durch schlankere und automatisierte Abläufe. Pranke Elektronische Rechnung (PER) ermöglicht mit sehr wenig organisatorischem und finanziellem Aufwand, den Rechnungsprozess ebenso elektronisch abzubilden wie schon EDI-Lieferscheine, -Bestellungen oder Stammdaten. Basis dafür sind gleich mehrere, schon längst vorhandene Technologien, mit denen ein Einstieg einfach und (rechts-)sicher wird.

Pranke Elektronische Rechnung (PER)


Was heißt „elektronische Rechnung“?

Unter einer elektronischen Rechnung versteht der Eine etwas anderes als der Andere. Die Vorstellungen reichen von dem per Email versendetem PDF-Anhang bis zu strukturierten EDIFACT-INVOIC-Nachrichten. Was ist nun richtig?

Pranke maßt sich nicht an, eine allgemeingültige Antwort zu geben. Aber aus dem Verständnis heraus, dass der elektronische Rechnungsaustausch a) eine erhebliche Prozessoptimierung für beide Parteien mit sich bringt sowie die b) Sicherheit unter fiskalischem Aspekt, halten wir Folgendes für unabdingbar:

Versand UND Verarbeitung elektronisch

Eine elektronische Rechnung automatisiert nicht nur die Erstellung, Versendung, Übermittlung und Entgegennahme, sondern auch die Verarbeitung der Rechnung. Ein PDF kann letzteres nicht bzw. nur sehr eingeschränkt leisten. Das heißt, dass auch die Empfänger die Rechnungen automatisch und digital verarbeiten können – und zwar auf der Basis von strukturierten, elektronischen Rechnungsdaten. Beim Versand einer elektronischen Rechnung wird die Rechnung auf Senderseite in einem maschinenverarbeitbaren Format erzeugt (z.B. EDIFACT oder XML) und anschließend direkt an das IT-System des Empfängers versendet – als klassisches EDI.
Dort wird die elektronische Rechnung ohne menschliches Zutun vom IT-System absorbiert und ist sofort für die weitere Bearbeitung (z.B. Rechnungsprüfung und -freigabe) verfügbar.

Letzteres ist mit einem herkömmlichen PDF nicht möglich bzw. nur dann, wenn weitere Software Textfelder und Werte erkennen kann. Einen Mittelweg soll ZUGFeRD gehen: Ein spezielles PDF, das dieselben Rechnungsdaten nochmals in strukturierter Form als XML-Datei eingebettet hat. Empfangs-Systeme könnten so ebenfalls ohne menschliches Zutun ein Dokument verarbeiten, abgleichen usw. Dieser Ansatz ist gedacht für ein Umfeld bzw. für Geschäftspartner, die nicht EDI-fähig sind.

 

Wann immer es geht, sollte man etablierte Standards nutzen. Mit diesen vermeidet man nicht nur doppelten Verwaltungsaufwand, sondern erfüllt gerade in Bezug auf elektronische Rechnungen bereits sehr wichtige steuerrechtliche Bedingungen.

Die Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsaustausch sollten somit sein:

  • Zustimmung der Vertragsparteien

    Der Rechnungsempfänger muss dem elektronischen Rechnungsaustausch zustimmen.

  • Rechnungsoriginal

    Das Rechnungsoriginal hat ein elektronisches Format.

  • Lesbarkeit

    Menschliche Lesbarkeit muss gegeben sein.

  • Unversehrtheit

    Es muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein, ebenso über Signatur, EDI oder anderes internes Kontrollverfahren

  • Berechtigung für Umsatzsteuerabzug

    Alle weiteren Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen vorhanden sein


Die Erfüllung dieser Voraussetzungen haben Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger unabhängig voneinander jeweils in ihrem Verfügungsbereich sicherzustellen.
Die gute Nachricht: Mit der Lösung „Pranke elektronischen Rechnung“ sind die meisten Voraussetzungen schon erfüllt, insbesondere die Fragen zur Echtheit und Unversehrtheit. So sind EDI-Rechnungen per se vorsteuer-abzugsberechtigt und durch die Pranke-Lösung lesbar gemacht sind sie auch.

Unabhängig von den obigen Fragen folgt im nächsten Schritt das Thema der Aufbewahrung und Archivierung. Lesen Sie weiter bei „Was will das Finanzamt?„

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