E-Invoice Archive

Welche EDIFACT INVOIC können ohne weiteres zu ZUGFeRD konvertiert werden?

Data Stream, DS.PER, E-Invoice, EDIFACT, PER

Gemäß der ZUGFeRD-Spezifikation sind EDIFACT INVOIC mit den BGM-Qualifiern 380, 84 und 389 zulässig.

Für Pranke Elektronische Rechnung (PER) werden Gutschriften vom Typ 381 in Rechnungskorrekturen vom Typ 380 umgewandelt.

Auszug aus „Das ZUGFeRD-Format_1p0.pdf“:

891 5.1 Definierte Rechnungsarten
892 Es werden bei ZUGFeRD die folgenden Rechnungsarten unterstützt:
893 ZUGFeRD Basic
894 • Handelsrechnung (Rechnung für Waren und Dienstleistungen) mit dem Code 380
895 • Bescheide (z. B. Zahlungsaufforderung von Behörden) mit dem Code 380
896 Kaufmännische Gutschrift (z.B. Rechnungskorrektur/Storno) mit negativen Werten (Code 380)
897 In ZUGFeRD Comfort zusätzlich:
898 • Wertbelastung/Wertrechnung ohne Warenbezug (Code 84)
899 • Wertgutschrift ohne Warenbezug mit negativen Werten (Code 84)
900 In ZUGFeRD Extended zusätzlich:
901 • Selbst ausgestellte Rechnung (Steuerrechtliche Gutschrift/Gutschriftsverfahren, Code 389)
902 • Selbst ausgestellte Gutschrift mit negativen Werten (Code 389)

Quelle: https://www.ferd-net.de/downloads/zugferd-1.0/index.html

2019-06-28/von pranke_admin

Glossar

Data Stream, E-Invoice, eBiss, EDIFACT, eGate, WWS-Profil

IT-Fachbegriffe
Cross Docking	Verfahren, bei dem für einen Endbestimmungsort vorkommissionierte Ware in einem Verteillager nur noch auf Packstückebene umverteilt wird.
CRP-Programm	Das Cyclic Replenishment Program ist ein Verfahren zur regelmäßigen Nachversorgung von Artikeln.
EAN	Die Internationale (früher europäische) Artikelnummer ist ein international eindeutige Artikelidentifikation.
EANCOM	Ein Subset von EDIFACT, getragen von EAN.UCC, speziell für Handel und Konsumgüterindustrie.
EAN International	Die Dachorganisation für die Vergabe von Artikel- und Firmenidentifikationen betreut diverser Standards, u. a. EANCOM.
EAN.UCC	Die Dachorganisation von EAN International und UCC.
EDI	Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch) ist ein Oberbegriff für den strukturierten Datenaustausch zwischen Anwendungen.
EDIFACT	Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport ist ein international normierter Basisstandard des EDI, getragen von UN und ISO.
GLN	Die Global Location Number ist eine international eindeutige Identifikation eines Unternehmens und wird von der EAN.UCC vergeben.
GTIN	Die Global Trade Item Number (internationale Artikelnummer) ist der Nachfolger von EAN und UPC.
Material-EDI	Das Profil des DTB für den Datenaustausch zwischen Produzent und Zulieferer.
NCTS	Das New Computerized Transit System ist ein EDV-gestütztes Versandverfahren in Europa in Verbindung mit dem Zoll.
PLV	Die passive Lohnveredelung.
SSCC	Der Serial Shipping Container Code ist eien Packstückkennung von EAN.
Subset	Ein Teilbereich eines Standards, z.B. EANCOM von EDIFACT.
UPC	Der Universal Product Code ist eine Entsprechung der EAN in den USA.
VAN	Das Value added network ist ein Mehrwertdienst, also Netzwerke, mit zusätzlichen Leistungen zur reinen Verbindung.
WWS-Profil	Anwendungsprofil von EANCOM für den Lifestyle-Handel
XML/EDI	Electronic Data Interchange using eXtensible Markup Language beschreibt elektronischen Datenaustausch mittels XML oder Ansätze, wie ebXML, Bizztalk, jedoch noch kein Standard.

2019-03-15/von pranke_admin

Wie übermittle ich Bankinformationen in einer EDIFACT INVOIC-Nachricht?

Data Stream, DS.B24, DS.PER, E-Invoice, eBiss, EDIFACT

Angaben zur Bankverbindung können im Segment FII gemacht werden.

Dieses befindet sich in Segmentgruppe 2 und wird normalerweise nach dem NAD-Segment für den Rechnungssteller wie folgt angegeben:

Financial Institution Information (Bankverbindung)

Complete Ruleset

Fügen Sie den folgenden Code über die Zwischenablage in die gewünschte Segmentgruppe 2 ein und fügen Sie Ihre entsprechenden Informationen hinzu:

Download “MappingRuleSet für FII Segment und Transfer über Zwischenablage” FII_SEGMENT_CLIPBOARD.txt – 12,22 kB

2019-02-20/von pranke_admin

Was tun, wenn der Handelspartner keine GLN/ILN hat?

Data Stream, DS.PER, eBiss, PER

Sie möchten mit einem Handelspartner Daten austauschen, der keine registrierte GLN (bzw. ILN) hat.

Die Partnererkennung erfolgt bei eingehenden EDIFACT-Nachrichten i.d.R. über die Addressierung im UNB-Segment. Wenn keine GLN verwendet werden kann, nutzen Sie bitte eine der folgenden Alternativen.

TNR und Qualifier 53,
Telefonnumer und Qualifier 12,
eine von Ihnen definierte ID mit dem Qualifier ZZZ, oder
BFA(Versicherungsnummer) und Qualifier PH(Wie in der Pharmazeutischen Industrie verwendet).

Die Liste ist nicht abschliessend und dient als Beispiel.

2017-09-06/von pranke_admin

Lassen sich PDFs komprimieren?

Data Stream, DS.PER, E-Invoice, PER

Das komprimierte PDF ist zwar immer noch ein gültiges PDF, aber kein PDF/A-3 mehr. Der Kompressionsvorgang komprimiert im wesentlichen die beiden eingebettetet Font-Files (Arial-Bold und Arial) und entfernt dabei auch gleich sämtliche XMP-Metadaten. Die eingebetteten XML-Dateien bleiben erhalten. Damit ist das Ganze weder PDF/A-3 noch ZUGFeRD konform. Ein ZUGFeRD-Extraktror würde deshalb auch dieses File ablehnen, weil keinerlei Identifikation auf ZUGFeRD enthalten ist.

2017-08-21/von Heinrich Krupp

Nachrichten mit mehreren Rechnungen

E-Invoice, PER

Sie senden z.Bsp. eine Nachricht mit multiplen UNH Segementen, also mehrerer Rechnungen.
Diese werden auf dem PER System pro UNH, also pro Rechnung abgearbeitet. D.h. sie bekommen für jede einzelne Rechnung einen Nachricht mit PDFA-3 Attachment in dem dann genau diese Rechnung visualisiert ist. Eingefügt wird die EDIFACT Nachricht, welche nur das UNH Segment beinhaltet welches für diese Rechnung relevant ist, plus das dazugehörige ZUGFeRD.xml.

Den Prozess kann man vergleichen mit dem Rechnungsdrucker im Büro:

Jede Rechnung wird einzlen gedruckt und ggfs. gesammelt an einen Empfänger couvertiert.
Diese können Sie entweder nur für sich archivieren, oder auch über den entsprechenden Service als PDFA-3 dem Rechnungsempfänger zukommen lassen.

2017-06-02/von pranke_admin

Rechnungen an Empfänger im Ausland

E-Invoice, PER

Automatischer Freitext auf Rechnungen deren postalische Rechnungsempfängeradresse nicht in Deutschland ist:

VAT reversed (reverse-charge-system)

2017-06-02/von pranke_admin

Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen

Aktuelle EDI Meldungen, E-Invoice, PER, Presse

Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen: Der Karlsruher EDI-Dienstleister Pranke validiert EDIFACT-Rechnungen passend für die ZUGFeRD-Vorgaben und stellt die PDF-Dokumente zur Langzeitarchivierung ein.

Langzeitarchivierung elektronischer Rechnungen

Am effizientesten ist die elektronische Rechnung, wenn sie eine EDI-Struktur aufweist. Damit ist die unterbrechungsfreie und automatische Weiterverarbeitung zwischen Sender und Empfänger gewährleistet. Unternehmen, die Rechnungen im digitalen EDIFACT-Format (INVOIC) von Anwendung zu Anwendung versenden, nutzen den Service eGate „Pranke Elektronische Rechnung“. Das Dokument ist zeitgleich mit den Pflichtfeldern des ZUGFeRD-Formats evaluiert und steht im PDF/A3-Format sofort für die Langzeitarchivierung zur Verfügung.

Pranke Online-Archiv Elektronische Rechnung

Bei der elektronischen Rechnung ist Archivierung ein Muss. Die Pranke GmbH bietet hier ein Online-Archiv an. Alle Komplettdateien (ZUGFeRD-XML, Original-INVOIC und Indexdaten) werden regelmäßig aus dem „Pranke-Postfach“ abgeholt und in das Online-Archiv übertragen. Autorisierte Nutzer haben hier jederzeit Zugriff.

Pranke Elektronische Rechnung

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Digitalisierung im Rechnungswesen Visualisierung (Beispiel)

Automatische Digitalisierung im Rechnungswesen: Pranke Elektronische Rechnung Beispiel der Visualisiserung

2017-03-10/von pranke_admin

Was ist ZUGFeRD?

Data Stream, DS.PER, E-Invoice, PER

Ein „einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch“, das in einer PDF/A3-Datei eingebettet die menschenlesbare Rechnung und den dazugehörigen maschinen-lesbaren Datensatz vereint. Das jedoch setzt voraus, dass der Rechnungssender ZUGFeRD-PDFs erstellen kann bzw. der Empfänger diese verarbeiten kann. Es ist gedacht für alle Anwendungsbereiche oder Branchen, in denen EDI nicht etabliert ist, z.B. Verwaltung oder Kleinstbetriebe.

In der Konsumgüter-Branche ist der Standard für den Austausch von strukturierten = maschinen-lesbaren Daten ist seit langem schon EDIFACT, das quasi von jedem „EDI-fähigen“ Handelspartner gesendet bzw. empfangen und verarbeitet werden kann.

Pranke bietet die Technologie, um ZUGFeRD in EDIFACT zu konvertieren und/oder umgekehrt aus EDIFACT-Daten das ZUGFeRD-Format zu erstellen, um alle Handelspartner zu bedienen. So ergänzt ZUGFeRD den bewährten EDI-Austausch für die Elektronische Rechnung.

2017-02-27/von pranke_admin

Wie funktioniert der elektronischer Rechnungsaustausch?

Data Stream, DS.PER, E-Invoice, PER

Auf der Basis von EDI

In einem Umfeld, in dem per EDI schon Stammdaten, Lieferscheine und Bestellungen ausgetauscht werden, liegt er nahe: der papierlose Versand bzw. Empfang von Rechnungen per EDI. Eine (zusätzliche) PDF-Version dieser Rechnung dient nicht Versand oder Austausch, sondern einzig dazu, die Rechnungsdaten für die Archivierung bzw. Prüfung menschenlesbar zu machen.

Aufbereitung & Validierung während des Versands

Über die eGate-Server läuft aller EDI-Datenverkehr der Pranke-Kunden: Hierüber gehen INVOIC-Nachrichten vom Sender zum Empfänger. Weiterhin werden diese INVOIC-Nachrichten nach Versand bzw. vor Empfang zunächst auf Vollständigkeit validiert und dann als „menschenlesbares“, langzeitarchivierbares PDF aufbereitet – inklusive der darin eingebetteten EDIFACT-Originaldatei.

Die Details zur Technik

Ein ZUGFeRD-PDF/A3-Container mit Comfort-Profil-Validierung...
Der erzeugte „Archiv-Container“ ist standardmäßig eine PDF/A3-Datei. Diese enthält eingebettet das EDIFACT-INVOIC-Original und weiterhin die Index-Informationen nach dem ZUGFeRD-XML-Datenmodell. PDF/A3 ist der PDF-Standard für die Langzeit-Archivierung (ausführliche Beschreibung bei Wikipedia in neuem Fenster öffnen) und technisch so konzipiert, dass nicht nur Dateien, sondern auch z.B. Schriftarten eingebettet werden. Weiterhin ist ein solches PDF nach der Erstellung standardmäßig schreibgeschützt. All diese Maßnahmen gewährleisten, dass der PDF-Inhalt auch in zehn Jahren wie am ersten Tag aussieht und nicht verändert werden konnte. Die ZUGFeRD-Informationen stellen dabei Index und Nutzdaten zugleich für das archivierende Dokumenten-Management-System dar, welches somit jede Information aus der Rechnung verwenden kann. Damit das Archivsystem nur gültige Rechnungen erhält, wird jedes Dokument bei Pranke gegen die Regeln des ZUGFeRD-Comfort-Profil validiert. Bei unvollständigen Rechnungen wird der Service-Nutzer benachrichtigt, um je nach Fall die Rechnung neu anzufordern bzw. korrigiert zu versenden. Mit jedem gängigen, aktuellen Dokumenten-Management-System (offline oder in der Cloud) erfüllt der Service-Nutzer somit ohne weitere Konfiguration die steuerrechtliche Anforderung, sowohl das Rechnungsoriginal (INVOIC) sowie die dazugehörige menschenlesbare Version revisionssicher zu archivieren.
Pflichtangaben-Prüfung nach § 14 Abs. 4 UStG
Jegliche gültige Rechnung – ob Papier oder elektronisch – muss Pflichtangaben enthalten. Vor der Aufbereitung der Archiv-PDF/A3-Daten werden diese Angaben geprüft. Sollten Angaben fehlen und die Rechnung damit nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, wird diese daher angehalten und der Service-Nutzer per Mail benachrichtigt
Fehlerfall und Benachrichtung
Zusammengefasst: Schlägt die ZUGFeRD-Comfort-Validierung fehl oder fehlen UStG-Pflichtangaben in der INVOIC, wird daraus kein Archiv-Paket erstellt. Der Service-Nutzer erhält eine detaillierte Fehlermeldung mit Angaben zum Dokument und zum Fehler selbst, um daraufhin Kontakt mit dem Handelspartner aufzunehmen. Die INVOIC innerhalb des gewohnten EDI-Nachrichtenstroms an den Empfänger bleibt unbeeinflusst, da diese vor der obigen Validierung & Prüfung abgezweigt wird: Dies entspricht übrigens dem Vorgehen wie beim „Papieroriginal mit INVOIC“, wenn z.B. im Gegensatz zu den EDI-Daten der Brief nicht ankam, oder wenn eine neue Rechnung nach einer manuellen Prüfung nötig wäre.
Entworfen für beide Rechnungs-Beteiligten
Eine Umstellung weg von Papier auf eine elektronische Rechnungsabwicklung ist nur sinnvoll und rechtlich einwandfrei, wenn beide Seiten das jetzt zum Original erhobene EDIFACT-Dokument archivieren. Hat ein Handelspartner des Service-Nutzers selbst noch nicht die Möglichkeit, das EDI-Rechnungsoriginal direkt zu archivieren (oder müsste hierfür erst interne Entwicklung betrieben werden), können die „Archiv-Container“ = PDF/A3-DAteien auch jener Gegenseite zugestellt werden. Archiviert die jeweilige Gegenseite bereits selbst und bestätigt das idealerweise schriftlich, muss dort nichts weiter unternommen werden. Der Gegenüber sendet/empfängt wie (bisher) gewohnt die INVOIC-Nachrichten.
Versand über den bekannten SMTP-Kanal
Rechnungssender und -empfänger müssen keinen separaten Übertragungsweg wie z.B. FTP einrichten, um überhaupt INVOIC-Nachrichten verschicken zu können. Die Rechnung wird als EDIFACT-INVOIC wie gewohnt nur einmal über den etablierten EDI-Weg versandt, zusätzlich zu PRICAT, DESADV etc… Rechnungssteller, die den Service nutzen, müssen somit keine neuen Workflows oder Abzweige z.B. im ERP-System oder im Konverter einrichten.
Bereitstellung in zweitem eGate-Mailkonto für POP3-Abholung
Zusätzlich zum für EDI-Nachrichten genutzten eGate-Account (z.B. 2800001946@egate.pranke.com) erhält jeder Service-Nutzer eine zweite Adresse in Form eines Unter-Accounts (z.B. 2800001946.111@egate.pranke.com). An jene Adresse werden die Archiv-Container = PDF/A3-Dateien gesendet. Egal ob auf Sender- und/oder Empfängerseite: Das Archivsystem ruft diese Adresse des Unter-Accounts regelmäßig über einen normalen POP3-Zugriff ab und erhält so unkompliziert die Daten. Es muss kein FTP-Empfang z.B. auf der Firewall konfiguriert werden. Die normalen EDI-Nachrichten inklusive der INVOIC werden weiterhin über die Haupt-Accounts des Senders an den Empfänger zugestellt, parallel zu PRICAT, DESADV usw.

Abrechnung gewohnt volumenbasiert
Das Gesamtvolumen für die Abrechnung ergibt sich beim Service-Nutzer aus bestehendem Haupt-Account (EDI-Nachrichten) und Archiv-Unteraccount (Archiv-Pakete). Alle Details zu Preisen inklusive Rechenbeispielen finden Sie unter der Frage „Was kostet die Elektronische Rechnung?“

2017-02-27/von pranke_admin